sertifikat seminar

Pengertian DATABASE

Nama: Dea Andelia Dwiriani

NPM: 10507047

Kelas: 4PA06

Beberapa definisi tentang Database :

1.      Menurut Gordon C. Everest :

Database adalah koleksi atau kumpulan data yang mekanis, terbagi/shared, terdefinisi secara formal dan dikontrol terpusat pada organisasi.

2.      Menurut C.J. Date :

Database adalah koleksi “data operasional” yang tersimpan dan dipakai oleh sistem aplikasi  dari suatu organisasi.

-  Data input adalah data yang masuk dari luar sistem

-  Data output adalah data yang dihasilkan sistem

-  Data operasional adalah data yang tersimpan pada sistem

3.      Menurut Toni Fabbri :

Database adalah sebuah sistem file-file yang terintegrasi yang mempunyai minimal primary key untuk pengulangan data.

4.      Menurut S. Attre :

Database adalah koleksi data-data yang saling berhubungan mengenai suatu organisasi / enterprise dengan macam-macam pemakaiannya.

Jadi SISTEM DATABASE adalah sistem penyimpanan data memakai komputer.

Sifat-sifat database :

·         Internal         :  Kesatuan (integritas) dari file-file yang terlibat.

·         Terbagi/share :  Elemen-elemen database dapat dibagikan pada para user baik secara sendiri-sendiri maupun secara serentak dan pada waktu yang sama (Concurrent sharing).

Elemen-elemen database :

A.  Tipe  :

1. Enterprise        =  Suatu jenis organisasi, misalnya Bank, Hotel, Universitas dan lain-lain.
2. Entity  =  File  =  Obyek pada enterprise berdasarkan data yang disimpan
3. Atribute           =  Field = Data item  =  Beberapa hal yang ingin diketahui dari suatu file
4. Record            =  Satu set field yang merupakan ciri khas dari suatu file

Istilah entity dan atribute biasanya digunakan pada tingkat konsepsual dan logikal, sedangkan file, record dan field pada tingkat internal/fisikal.

            Hubungan : Enterprise terdiri dari beberapa entity, entity terdiri dari beberapa record dan record terdiri dari beberapa field.

B.  Isi / Nilai :

1. Data File         :  Seluruh isi data pada file
2. Data Record    :  Satu set isi data pada suatu susunan field dari suatu file
3. Data Value      :  Isi data masing-masing data elemen.

Sumber-sumber daya suatu organisasi / enterprise :

Ada 5 M Sumber Daya, yaitu :

·         Man           :  Manajemen Personalia (Manusia)

·         Machine    :  Manajemen peralatan (Mesin)

·         Material     :  Manajemen industri (Bahan Baku)

·         Money       :  Manajemen Keuangan (Uang)

·         Message    :  Manajemen Informasi.

DATA Merupakan sumber daya yang paling penting dalam perusahaan, data perlu disimpan dan dimanajemen (rencana, desain, operasi, kontrol dan evaluasi).  Proses manajemen dilaksanakan dalam siklus hidup (Life Cycle).

Manajemen data dapat dilakukan secara administrasi manual atau dengan memakai komputer, secara umum Sistem Database adalah sistem penyimpanan data memakai komputer.

4 Komponen DATA PROCESSING yang menggunakan Sistem Database :

1.      Perangkat Keras (Hardware) : Penyimpanan Sekunder

2.      Perangkat Lunak (Software) : Program Aplikasi, DBMS

3.      Data : Database mempunyai sifat internal (integritas dari file-file yang terlibat) dan terbagi / share

4.      User : User pembuat program aplikasi, end user (user pemakai data langsung), DBA (Penanggung jawab).

Penanggung jawab sistem database adalah  DBA (Database Administratur) ;

1.      Syarat menjadi DBA

-  Berkeahlian Teknik

-  Berkeahlian tentang enterprise

2.      DBA yaitu orang/group yang bertanggung jawab pada seluruh pengontrolan database

3.      Tanggung jawab DBA :

-  Menetapkan isi database

-  Menetapkan struktur data pada penyimpanan sekunder dan metode akses

-  Melayani kebutuhan user

-  Mendefinisikan pengecekan kewenangan penggunaan database oleh user dan menetapkan

   prosedur validasi suatu database.

-  Menetapkan strategi backup dan recovery

-  Memonitor unjuk kerja dan melayani kebutuhan akan perubahan-perubahan kepentingan.

4.      Untuk melaksanakan tanggung jawabnya DBA harus mempunyai beberapa program utility, misalnya :

-  Create Routine  :  Untuk membuat database baru

-  Reorganization Routine  :  Untuk menyusun kembali database (misal : untuk menghapus

   tempat-tempat kososng dari record-record yang sudah tidak berlaku)

-  Journalizing / Logging Routine  :  Untuk mencatat semua operasi yang telah dikerjakan,

   siapa usernya.

-  Recovery Routine  :  Memperbaiki kerusakan database pada posisi sebelum kerusakan.

-  Statistical Analisys Routine  :  Untuk memonitor hasil-hasil database.

Salah satu alat penting DBA adalah Data Dictionary yaitu segala sesuatu kekurangan tentang elemen-elemen database misal : Data apa saja yang dipakai suatu program aplikasi, data apa yang dibutuhkan untuk suatu laporan dari suatu departemen.

DBMS (Database Managemen System)

1.      Menutut C.J. Date :  DBMS adalah merupakan software yang menghandel seluruh akses pada database untuk melayani kebutuhan user.

2.      Menurut S, Attre   :  DBMS adalah software, hardware, firmware dan procedure-procedure yang memanage database. Firmware adalah software yang telah menjadi modul yang tertanam pada hardware (ROM).

3.      Menurut Gordon C. Everest  :  DBMS adalah manajemen yang efektif untuk mengorganisasi sumber daya data.

Jadi DBMS  :  Semua peralatan komputer (Hardware+Software+Firmware). DBMS dilengkapi dengan bahasa yang berorientasi pada data (High level data langauage) yang sering disebut juga sebagai bahasa generasi ke 4 (fourth generation language).

Fungsi DBMS :  -  Definisi data dan hubungannya

                           -  Memanipulasi data

                           -  Keamanan dan integritas data

                           -  Security dan integritas data

                           -  Recovery/perbaikan dan concurency data

                           -  Data dictionary

                           -  Unjuk kerja / performance

Peralatan untuk menetapkan/menentukan pendekatan database disebut DBMS

DBMS merupakan software (dan hardware) yang kusus didesain untuk melindungi dan memanage database.

Dengan menggunakan DBMS, maka dapat :

·         Mendefinisikan data dan hubungannya.

·         Mendokumentasikan struktur dan definisi data

·         Menggambarkan, mengorganisasikan dan menyimpan data untuk akses yang selektif/dipilih dan efisien.

·         Hubungan yang sesuai antara user dengan sumber daya data.

·         Perlindungan terhadap sumber daya data akan terjamin, dapat diandalkan, konsisten dan benar.

·         Memisahkan masalah Logical dan physical sehingga merubah implementasi database secara fisik tidak menghendaki user untuk merubah maksud data (Logical).

·         Menentukan pembagian data kepada para user untuk mengakses secara concurent pada sumber daya data.

Contoh DBMS :

1.      Database Hierarchy           : Pengaksesan data harus mengikuti aturan hierarchy yang sudah didefinisikan terlebih dahulu.

      Contoh : IMS-2 (Information Management System) oleh IBM, 1968

2.   Data Network : Data membentuk jaringan yang lebih bebas dari model hierarchy.

      Contoh  :  IDMS (Integrated Database Management System) oleh Cullinett Software Inc,

                       1972

3.   Data Relational : Data dikelompokkan secara bebas menurut jenisnya lewat proses

                               normalisasi

Keuntungannya :

·         Mengurangi data redundancy :  Data redundansi dapat direduksi/dikurangi, tetapi tidak dapat dihilangkan sama sekali (untuk kepentingan keyfield)

·         Data integrity  :  Integritas/kesatuan data dapat dipertahankan, hal ini sebagi akibat dari penghindaran inconsistency dan pengontrolan security.

·         Data independent  :  Kebebasan data  contoh .  Jika terdapat perubahan struktur file pelanggan maka program tersebut haruslah diubah. Jadi bahwa program yang telah dibuat tidak bebas terhadap database yang ada, apapun yang terjadi pada struktur file, setiapkali hendak melihat data dengan utility List, dll. ini berarti perintah-perintah dalam paket DBMS bebas terhadap database.

·         Data security  :  Kontrol sekuriti dapat dilakukan.  DBA dapat mengatur kewenganan penggunaan database (update, retrieve, delete)

·         Data consistency  :  Inconsistency dapat dihilangkan

·         Mudah dalam penggunaan datanya

·         Membutuhkan sedikit memory untuk penyimpanan data.

Kerugiannya :

Mahal (teknologi DBMS, Operation, Conversion, Planning, Risk)

 Manfaat:

 Dapat digunakan untuk mendesain suatu basis data yang terintegrasi  baik di bidang pendidikan maupun perusahaan

Sumber :

mhs.stiki.ac.id/boysagi/Software/bdl/bukudb11.doc

Kekurangan dan kelebihan Sistem Informasi SDM

Nama: Dea Andelia Dwiriani

NPM: 10507047

Kelas: 4 PA 06

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Workgroup Information Systems ialah suatu bentuk sistem yang dalam menjalankan fungsinya terdiri dari beberapa orang yaitu berupa sekelompok tim kecil yang saling berkolaborasi dalam proyek atau aplikasi yang sama, memiliki aturan yang mengatur fungsi grup dan anggotanya serta standarisasi peran untuk setiap anggota dalam organisasi tersebut, Workgroup Information Systems dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari sebuah kelompok kerja. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan produktivitas dari suatu kelompok kerja. Dalam divisi sumber daya manusia, terdapat beberapa workgroup yang bertugas untuk meningkatkan kemampuan dan produktivitas personalia guna menunjang kelancaran suatu produk. Workgroup tersebut akan mengatur dan mengembangkan kemampuan sikap mental SDM yang memiliki potensi serta motivasi yang kuat untuk berprestasi dalam bidangnya di suatu usaha produk.
Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap tingkatan manajemennya.

Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem informasi. Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resourches Information System (SISDM/HRIS). Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan diberbagai dinformasi yang diperlukan.

HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel.namungjugaflebihfkakuddengandaturan-aturannya.

Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah:

1.      Timely (tepat waktu).

2.      Accurate (akurat)

3.      Concise (ringkas)

4.      Relevant (relevan)

5.      Complete (lengkap)

Keuntungan

Keuntungan dengan menerapkan Sistem Infomasi adalah :

·         Perusahaan dapat mengonsentrasikan diri pada bisnis yang ditangani, masalah mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak ahli sistem informasi.

·         Lebih praktis serta waktu pengembangan sistem informasi relatif lebih cepat, efektif, dan efisisen karena dikerjakan oleh orang yang profesional di bidangnya.

·         Penghematan waktu proses dapat diperoleh karena beberapa pekerja dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.

·         Dapat membeli partner/provider sesuai anggaran dan kebutuhan.

·         Memudahkan akses pada pasar global jika menggunakan vendor yang mempunyai reputasi baik.

·         Resiko ditanggung oleh pihak ketiga. Resiko kegagalan yang tinggi dan biaya teknologi yang semakin meningkat.

·         Biaya pengembangan sistem informasi dapat disesuaikan dengan anggaran dan kebutuhan perusahaan. Mahal atau murahnya biaya pengembangan sistem informasi  tergantung jenis program yang dibeli.

·         Mengurangi resiko penghamburan investasi jika penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika hal ini terjadi maka perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.

·         Dapat digunakan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu ada aset untuk teknologi informasi.

·         Memfasilitasi downsizing sehingga perusahaan tak perlu memikirkan pengurangan pegawai.

Kelemahan

Disamping keunggulan yang telah disampaikan di atas, penerapan metode out-sourcing ini juga memiliki kelemahan, diantaranya :

·         Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan.

·         Ada peluang sistem informasi yang dikembangkan tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan dikarenakan vendor tidak memahami kebutuhan sistem dalam perusahaan tersebut.

·         Transfer knowledge terbatas karena pengembangan sistem informasi sepenuhnya dilakukan oleh vendor.

·         Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem.

·         Dapat terjadi ketergantungan kepada konsultan.

·         Manajemen perusahaan membutuhkan proses pembelajaran yang cukup lama dan perusahaan harus membayar lisensi program yang dibeli sehingga ada konsekuensi biaya tambahan yang dibayarkan.

·         Resiko tidak kembalinya investasi yang telah dikeluarkan apabila terjadi ketidakcocokan sistem informasi yang dikembangkan.

·         Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan.

Kesimpulan:

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah sebuah sistem berbasis komputer yang berfungsi mengatur, menganalisa dan mengelola sumber daya manusia sehingga diperoleh informasi yang tepat guna pengambilan keputusan. Dalam kegiatannya, HRIS mengelola dan menjalankan sistem administrasi SDM mulai dari perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data sampai dengan pemberhentian dan administrasi tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model HRIS yang didalamnya meliputi subsistem input (berupa SIA, Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor Lingkungan.

Dalam pelaksanaanya, kegiatan HRIS dilakukan oleh HRD (Human Resources Departement) yaitu mengelola tentang Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan, Compensation and Benefit, Manajemen Kinerja, Perencanaan Karir, Hubungan Karyawan, Separation Management, dan Personnel Administration and HRIS.

http://organisasi.org/sistem-informasi-sumber-daya-manusia-sdm-hemmud-fachan-ibnu-hasan

http://mugi.or.id/blogs/oke/archive/2008/12/16/keamanan-sistem-informasi-apa-dan-bagaimana.aspx